10 небанальных правил тайм-менеджмента, которые реально работают

Сегодня мы поговорим о небанальных правилах тайм-менеджмента, которые реально работают и помогают сэкономить время. Если у вас каждый день много дел и задач, если вы хотите научиться успевать больше, если вам лень разбираться в сложных и скучных книгах по управлению временем, то эта статья для вас.

1) Скажите нет фразам «Я не встану из-за стола, пока не напишу отчет», «Потрачу на это задание весь день, но доделаю его сегодня». Многие задачи имеют свойство удивительным образом расширяться, занимая все свободное время. Поэтому вместо того чтобы морально готовиться к тому, что вам придется весь день сидеть за работой, попробуйте сделать следующее: утром выпишите все дела, которые нужно сделать сегодня, и напротив каждого дела напишите время, которое планируйте потратить на его выполнение. А потом представьте, что у вас нет возможности тратить столько времени, и пытайтесь сделать каждое задание в 2 раза быстрее, чем запланировали. Вы увидите, что некоторые дела действительно можно выполнить быстрее, чем вы думали.

2) Автоматизируйте все, что возможно. Если вы часто пишете электронные письма с одинаковым вступлением, не надо набирать его каждый раз. Если создаете похожие документы, сделайте шаблон под них. Такие вещи кажутся незначительными, но на самом деле они действительно отнимают много времени.

3) Нужно четко понимать, сколько стоит ваш рабочий час. Разделите ежемесячный доход на примерное количество часов, которые вы работаете в месяц. По максимуму отказывайтесь от дел, которые дешевле поручить кому-то, чем делать самостоятельно. Например: предположим, рабочий час стоит 1000 рублей, а приготовление обеда занимает у вас 2 часа, значит, цена обеда, приготовленного самостоятельно, — 2000 рублей. Таким образом, если у вас есть возможность без ущерба качеству питания заказывать доставку еды на дом дешевле чем за 2000 рублей, делайте это!

4) Всегда все записывайте! Не нужно держать в голове вещи, которые можно просто записать. Лишняя информация в голове, страх что-то забыть или перепутать – все это утомляет вас и ваша продуктивность снижается.

5) Станьте организованным в бытовых вопросах. Выработайте правила, в какие дни недели вы ходите за покупками, что едите на завтрак, во сколько забираете детей из детского сада, и придерживайтесь этих правил. Благодаря этому вы не будете во время работы отвлекаться на мысли о быте и сможете сделать больше.

6) Начинайте свой день с главных заданий. Перед началом работы подумайте, какие из сегодняшних задач важные, а какие второстепенные, и делайте в первую очередь именно важные дела. Так вы избежите ситуации, когда целый день вроде бы работали, а на самом деле не сделали ничего полезного, потому что все рабочее время занимались необязательными вещами, которые в принципе можно было вообще не делать.

7) Уберите телефон из зоны видимости. Да, телефон просто лежит на столе. Да, вы не собираетесь на него отвлекаться. Да, он вам не мешает. Но дело в том, что сам факт наличия телефона рядом с вами, заставляет вас иногда неосознанно обращать на него внимание (начинают проскакивать мысли о том, не пришла ли вам смс, не пора ли позвонить другу и т.д.) В результате уровень концентрации снижается и вы работаете не так эффективно, как могли бы.

8) Перед каждым рабочим звонком, встречей или перепиской определите для себя главные цели этого звонка, встречи, переписки. Во время общения старайтесь всегда держать цели в голове. Это поможет направить разговор в нужное русло и достичь результата быстрее.

9) Перестаньте моментально реагировать на электронные письма и сообщения в социальных сетях, даже если это сообщения по работе. Это отвлекает, мешает концентрироваться. Поэтому, если в ваши обязанности не входит моментальный ответ на письма, выделите себе специальное время, в которое будете заниматься почтой, а в остальное время не нужно об этом думать.

10) Задачи на месяц должны контролировать задачи на день, а не наоборот. Не позволяйте внезапно возникшим делам и кратковременным планам мешать достижению более глобальных целей. Перед тем как решить занять свой день какими-то заданиями, подумайте, как это впишется в ваш план на неделю и на месяц, не помешает ли это достичь важных целей.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете успевать больше и научитесь работать более продуктивно.

 

Смотрите также:

Планирование времени: не думай о минутах
Как правильно ставить цели: 12 советов