Тайм менеджмент – популярные инструменты и 20 лучших правил

Жить жизнью не имея плана, это все равно что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках

Некоторые люди с детства знают, как планировать время чтобы все успевать, для большинства же тайм-менеджмент – искусство загадочное и потому желанное. Но стоит знать, что оно не избавит вас от прокрастинации или лени, не сделает суперменом и не даст завоевать весь мир. Просто вы научитесь находить общий язык со временем.

Планирование времени по Эйзенхауэру

Один из самых известных методов, который подскажет, как всё успевать и жить полной жизнью. Согласно этой матрице, все наши дела делятся на 4 категории:

  1. Важно и срочно;
  2. Неважно и срочно;
  3. Важно и НЕ срочно;
  4. Не срочно и не важно.

Так, к первой категории относятся проекты, у которых сроки реализации очень жесткие, кризисные ситуации или внезапные возможности.

Ко второй категории – навязанные встречи, ответы на все звонки и письма и проч.

К третьей – планирование, анализ, обучение, построение отношений с людьми.

Остальное – просто убивание времени.

Сложность в том, что первое время вы многие неважные дела заносить будете в первую категорию. Но со временем руку вы набьете.

Как определить цель в жизни: 8 идей

Карты мыслей

Они помогут не только оседлать тайм-менеджмент, но вообще полезны для многих вещей: для учебы, для планирования проектов и т.д. Это логическая блок-схема с основным элементом и множеством подэлементов.

Вот несколько сайтов для создания карт мыслей:

  • mindmeister.com;
  • lucidchart.com;
  • mindomo.com;
  • wisemapping.com.

Пирамида Франклина

тайм менеджмент

Это не только элемент такого искусства, как тайм-менеджмент, но и помощь в формировании ваших ориентиров.

  • Верхняя ступень – план на день;
  • Ниже – планы краткосрочные;
  • Еще ниже – план на год;
  • Дальше генеральный план по достижению цели;
  • Далее – цель глобальная;
  • Фундамент – чего вы хотите от жизни.

Верхняя ступень заполняется ежедневно, следующая – раз в месяц, ну или неделю.

Диаграмма Ганта

Состоит из двух осей. На одной, горизонтально – даты, на второй, вертикальной – задачи. В итоге, все выглядит как ряд горизонтальных полос. Так мы видим и задачи, и последовательность.

Создать диаграмму можно при помощи следующих программ:

  • LibreOffice Calc;
  • Microsoft Excel;
  • GanttPRO;
  • Microsoft Project;
  • Comindware;
  • Smartsheet;
  • OnlyOffice.

Прокрастинация: 6 причин и 12 способов, как бороться

Лучшие приемы тайм-менеджмента

Такое искусство, как тайм-менеджмент, состоит из множества приемов. Вот наиболее эффективные.

Работаем только в определенные часы

Слушайте только собственные биоритмы. Со временем вы научитесь понимать, в какое время суток у вас больше всего сил. Именно на это время оставляйте самые сложные из задач. Расслабляйтесь, когда сил у вас нет, не насилуйте себя.

Расставляем приоритеты

Поверьте, нет двух одинаково важных дел: одно из них точно менее важное. Используйте метод Эйзенхауэра. Но мотивация может быть разная. Кстати, пусть на день у вас будет не больше одной «большой» задачи.

Учимся фильтровать информацию

Без этого тайм-менеджмент тоже немыслим. Умея делать это, вы не будете тратить свое время на ненужную информацию. Изучайте тексты бегло и вырывайте взглядом самое главное.

Автоматизируем рутинный труд

Если какая-то работа занимает слишком много времени, придумайте способ, как автоматизировать ее. Устанавливайте программы о приходе новых писем, например.

Концентрируйтесь только на одной задаче

Тут все просто. Если вы делаете сразу много дел, то не успеете ничего. Не приступайте к следующей задаче, пока предыдущую не выполнили. Многозадачным человеком вы все равно не станете никогда.

Планировать можно только 4-5 часов реальной работы в сутки

Остальное будет заполняться на ходу.

Начинайте с самого трудного

Как это ни трудно, но это именно так. Если вы постоянно будете «трудное» откладывать, вы его никогда и не сделаете. А еще оно будет висеть над вами дамокловым мечом и мешать заниматься другими делами.

10 небанальных правил тайм-менеджмента, которые реально работают

Лучше всего работать в офисе

Дома работать могут далеко не все. Здесь есть множество отвлекающих факторов.

Составляйте план действий

Если 10 % своего времени вы потратите на создание плана, вы сэкономите 90 % времени. Можете планировать по 7 дел на день, остальное – как получится.

Выучите слово «Нет»

И говорите его в том случае, если какое-то дело или человек в ваши планы не входят. И не бойтесь, что вас не поймут.

Держите стол в чистоте

Некоторым трудно, но на самом деле творческий беспорядок отнимает много времени. А когда все на своих местах, не нужно тратить время на поиск всего и сразу.

Не спешите при работе

Так вы будете делать ошибки, а потом тратить много времени на их исправление.

Используйте метод помидора

тайм менеджмент

Это значит, что 45 минут из часа мы посвящаем работе, четверть часа – лазанию по интернету в поисках котиков, перекурам и кофе. 45 минут –это и есть помидор.

Всю работу нужно разбивать на мелкие задачи

Естественно, чисто психологически так будет проще. Начинайте с маленького шага и не заметите, как дело закончите. Просто начните делать дело и дальше двигаться будет проще.

Соблюдайте правила планирования дня

Так, важные встречи лучше назначать с утра. Почту и коммуникации (встречи со звонками) лучше объединять в блоки. Это поможет найти время на непрерывную работу. Также важно научиться придерживаться режима работы. Со временем интеллект и тело к нему привыкнут.

Пользуйтесь помощью людей

Научитесь делегировать те дела, которые могут делать другие люди. Так вы освободите время для той работы, которую можете делать только вы.

Пользуйтесь дедлайнами

Это поможет не растягивать дело до бесконечности. Но устанавливайте их не в сутках, а в часах. Конечный срок устанавливать нужно и для всех дел, связанных со стрессом и напряжением. Иначе вы просто не выдержите это дело.

Записывайте все
как всё успевать и жить полной жизнью
Не только графики и карты, но и планы, все мысли…все должно быть записано, иначе точно забудется.

Отдыхайте

Если чувствуете, что сил реально нет, не насилуйте себя и возьмите наконец выходной. Все равно усталость возьмет над вами верх.

Цените собственное время

Представьте, что час вашей работы стоит 1 тыс. долларов и действуйте именно так.

Тайм-менеджмент – искусство довольно непростое. Но практика позволяет им овладеть, а значит, и стать властелином своего времени.

9
Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
новее старее большинство голосов
Уведомление о
Дядя Сережа
Дядя Сережа

Х#ита вся эта тайм-менеджерская пораша как по мне, а по поводу мотивации могу сказать что для её поддержания нужен хороший внешний стимул, который заставит двигаться дальше. Ну и в целом должна быть четкая и ясная цель, для чего всё это делается.

Артур
Артур

Nexus 5 + Гугл Calendar, где записаны все дела. Успеваю все, по максимуму. Виджет на главной странице, все дела всплывают на главный экран в зависимости от дела (за 10 минут, за час или как нужно).
На второй странице, слева на экране Пресеты из Beatuful Timer.
Там 3 таймера, один для работы (40 минут), один для отдыха (5 минут), один для отдыха между физ.подходами.

Артур
Артур

дополню, писал а то быстро. Google Calendar+приложение Расписашка+телефон на андроиде. Расписашка — приложение для расписания пар (я студент) с последующем интеграцией его в Google Calendar. Есть одна проблема, которую так и не решил — на телефоне в Calendar Расписашку вижу, а на компьютере нет. Не смертельно так-то, заполняю расписание, когда одновременно всегда около меня телефон и компьютер. Виджет Календаря на главной телефона при разблокировке. Уведомления — всплывают на экран (есть в настройках каждого мероприятия по расписанию), так как телефон я держу в руках около 60% всего времени, когда я на ногах. В зависимости от того, как пользуетесь телефоном, ставьте уведомления, то есть как будильник или как просто всплывающее сообщение. Притом я дошел дальше, у меня на каждый день поставлено: -время подъема -время отведенное на чистку зубов и умывание -время зарядки -время залипания в телефон (ну не могу пока утром от этого отказаться). -Вечером — душ, умывание И сон. Поставлены уведомления… Подробнее »

Аноним
Аноним

Мощно, конечно, ты все проработал, хотя замечатно, конечно, что идея брала начало и в других идеях тоже. Можешь ли ты описать как хорошо или плохо повлияла на тебя эта система? Не кажется ли такой подход тебе слишком волевым, требующим много силы воли?

Стали ли некоторые дела для тебя просто привычкой, которые ты выполняешь даже особо не задумываясь? Насколько сильно можно менять график и дела?

Артур
Артур

К этим основам я сам приходил. Уже потом читая литературу начал находить совпадения и что то дорабатывать.

Можешь ли ты описать как хорошо или плохо повлияла на тебя эта система?

Очень хорошо.
Но есть очень большая зависимость от вот этого всего, например, на выходных я становлюсь тем самым задротом которым был до использования тайм-менеджмента.

Я обрел цели в жизни, перестал заморачиваться по поводу проблем с памятью и мое самое любимое это то что я работаю таким образом ради своих интересов и это вдохновляет.

Стали ли некоторые дела для тебя просто привычкой, которые ты выполняешь даже особо не задумываясь? Насколько сильно можно менять график и дела?

Да. Как привыкнешь к будильнику и последующему старту расписание меняешь незаметно. Подправил расписание, настроил будильник и дал ему название. Зазвенело увидел действуешь.

Марк
Марк

Тайм-менеджмент не заставит тебя тратить время с умом. Ну может только первые несколько недель. Тайм-менеджмент прежде всего предполагает соблюдение строго режима. То есть того, чего ты всегда избегал. Тут нужна та же самая мотивация.

Сергей
Сергей

Тайм-менеджмент нужен, когда слишком много дел и не получается с ними разобраться, короче для активных.

Для того, чтобы заставить себя что-то делать мне понравился «метод помидора». Это такой будильник для кухни, может быть в любом виде, да и просто таймер на компе. Суть: 25 минут не отвлекаясь работаешь, 5 минут переключаешься на что то другое. 4 помидора прошло — большой перерыв.
Короче суть в том, чтобы быть сконцентрированым хотя бы 25 минут.

Кама
Кама

Как раз таки мотивация говно. Решает дисциплина.

Anon
Anon

Где же взять то, эту мотивацию? На начальных этапах у меня всегда энтузиазма полно, но как сделать чтобы он не угасал?